Adhérer à un club de sport suppose de lui confier des informations sur soi. Cette page dit lesquelles, pourquoi, combien de temps, et ce que vous pouvez exiger à tout moment.
Qui est responsable de vos données
AIKIDO-KAI SAKURA (Association déclarée régie par la loi du 1er juillet 1901, RNA W131015572), dont le siège est Traverse de la Verrière, 13850 Gréasque, représentée par Angélique Verticcione.
Pour toute question ou pour exercer vos droits : aikidokai.sakura@gmail.com, ou par courrier à Maison des associations, 4 rue Édouard Amalbert, 13850 Gréasque.
L’association n’est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données : elle ne procède ni à un suivi à grande échelle, ni à un traitement à grande échelle de données sensibles. Les demandes sont traitées par le bureau.
Ce que nous traitons, et pourquoi
| Ce que nous collectons | Pour quoi faire | Sur quel fondement |
|---|---|---|
| Nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, adresse, courriel, téléphone | Gérer votre adhésion, vous inscrire auprès de la fédération, vous joindre en cas de changement de cours | Exécution de votre adhésion |
| Coordonnées du responsable légal, pour un adhérent mineur | Autorisations, urgence, facturation | Exécution de l’adhésion et obligation légale |
| Numéro de licence, grade, ancienneté | Délivrance et renouvellement de la licence fédérale, passage de grade | Exécution de l’adhésion |
| Montants, mode et date de règlement, numéro de chèque | Tenue de la comptabilité de l’association et délivrance des reçus | Obligation légale (comptabilité) |
| Pièces justificatives déposées (attestation de santé, autorisations, assurance) | Vérifier que le dossier est complet, condition d’accès au tatami | Obligation légale (Code du sport) |
| Photographies prises pendant les cours et les stages | Illustrer le site et la page Facebook du club | Votre consentement, révocable à tout moment |
| Messages envoyés par le formulaire de contact | Vous répondre | Intérêt légitime du club à traiter les demandes qu’il reçoit |
| Adresse IP et horodatage des connexions et des tentatives de connexion | Limiter les tentatives d’accès abusives et tracer les actions du bureau | Intérêt légitime du club à sécuriser son site |
Le cas de l’attestation de santé
Votre état de santé ne regarde que vous et votre médecin. Le club a besoin de savoir qu’une attestation existe et à quelle date, pas de ce qu’elle contient. Concrètement :
- la pièce déposée est consultée pour vérification puis conservée le temps de la saison en cours et de la suivante, avant suppression ;
- aucune donnée médicale n’est recopiée dans votre fiche : ni pathologie, ni traitement, ni restriction ;
- les pièces sont stockées hors de la partie publique du serveur et ne sont jamais accessibles par une adresse devinable ;
- seuls les membres du bureau chargés des inscriptions y ont accès.
Les adhérents mineurs
Un mineur ne peut pas adhérer seul : l’inscription est faite par son responsable légal, qui renseigne ses propres coordonnées et donne les autorisations nécessaires. Le consentement à la publication de photographies est donné par le responsable légal et peut être retiré par lui à tout moment. Aucune donnée d’un mineur n’est utilisée à des fins de prospection.
Combien de temps nous les gardons
- Dossier d’adhésion — trois ans après la fin de la dernière adhésion, durée au terme de laquelle le club considère qu’un retour n’est plus attendu.
- Pièces comptables (règlements, reçus) — dix ans, comme l’exige la réglementation comptable.
- Pièces justificatives (attestation de santé, autorisations) — la saison en cours et la suivante.
- Photographies — jusqu’au retrait de votre consentement, et au plus tard au retrait de la photographie du site.
- Messages de contact — un an.
- Traces de connexion — les tentatives de connexion sont purgées au bout de trente jours, les liens de connexion expirés au bout de sept jours, le journal des actions du bureau est conservé douze mois.
Au terme de ces durées, les données sont supprimées. Le club peut aussi anonymiser un dossier à votre demande : les informations nominatives disparaissent, seuls subsistent des comptages sans lien avec une personne (nombre d’adhérents par saison), qui ne permettent plus de vous identifier.
Qui d’autre y a accès
- La FFAB, pour la délivrance de votre licence et de l’assurance qui l’accompagne. Les données transmises sont celles que la fédération exige.
- La banque de l’association, pour l’encaissement des règlements.
- L’hébergeur du site (O2Switch), qui héberge les données sans y accéder, sur des serveurs situés dans l’Union européenne.
Le paiement par carte bancaire n’est pas proposé à ce jour ; les règlements se font par chèque, espèces ou virement. Le jour où il le sera, il passera par un prestataire de paiement agréé et aucun numéro de carte ne transitera ni ne sera stocké par le club : la saisie a lieu chez le prestataire. Cette page sera mise à jour à ce moment-là.
Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des fins de prospection, par le club comme par quiconque. Aucun transfert hors de l’Union européenne n’est effectué.
Cookies
Le site dépose un seul cookie, nécessaire à votre session : il permet au serveur de vous reconnaître d’une page à l’autre pendant que vous remplissez un dossier ou consultez votre espace. Il ne contient aucune information personnelle, expire à la fermeture du navigateur et ne sert à aucune mesure d’audience.
Il n’y a ni Google Analytics, ni pixel publicitaire, ni bouton de réseau social, ni police d’écriture distante. Tout ce que charge le site vient du site lui-même. C’est pourquoi aucune bannière de cookies ne vous est présentée : la réglementation n’en exige pas pour les cookies strictement nécessaires, et il n’y en a pas d’autres.
Seule exception, sous votre contrôle : la carte de la page « Horaires » n’est chargée qu’après un clic de votre part. Tant que vous ne cliquez pas, son fournisseur n’apprend rien de votre visite.
Comment nous les protégeons
- Connexion à l’espace adhérent sans mot de passe : un lien à usage unique, valable vingt minutes, envoyé à votre adresse. Le club ne détient donc aucun mot de passe d’adhérent, et une fuite de la base ne permettrait pas de se connecter à votre place.
- Chiffrement des échanges avec le site (HTTPS).
- Pièces justificatives stockées hors de la zone publique du serveur.
- Accès du bureau limité selon les rôles, et actions journalisées.
- Lorsqu’un membre du bureau ouvre votre espace pour vous aider à distance, il ne peut ni valider un consentement ni payer à votre place, l’opération est limitée dans le temps et elle est tracée.
Vos droits
Vous pouvez à tout moment demander :
- l’accès à vos données et une copie de celles-ci ;
- la rectification de ce qui est inexact ou incomplet ;
- l’effacement de vos données, sous réserve de ce que le club doit conserver pour sa comptabilité ;
- la limitation du traitement, ou de vous y opposer pour les traitements fondés sur l’intérêt légitime ;
- la portabilité des données que vous nous avez fournies, dans un format lisible par une machine ;
- le retrait de votre consentement pour les photographies, sans avoir à vous justifier et sans conséquence sur votre adhésion ;
- de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
Écrivez à aikidokai.sakura@gmail.com. Le club répond dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe — il vous en informerait alors. Une pièce d’identité ne vous sera demandée qu’en cas de doute réel sur votre identité.
Aucune décision vous concernant n’est prise de façon automatisée, et le club ne réalise aucun profilage.
Réclamation
Si une réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés : cnil.fr/fr/plaintes, ou CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
Mises à jour
Cette politique est modifiée lorsque les traitements changent — ouverture du paiement en ligne, changement d’hébergeur, nouvel outil. Les adhérents concernés en sont informés par courriel lorsque la modification touche à leurs droits ou à la finalité d’un traitement.